Der B2B-Bereich (Business-to-Business) beschreibt die Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehr Unternehmen. Seit dem 01.01.2025 besteht die grundsätzliche Verpflichtung, bei Vorliegen der Voraussetzungen im B2B-Bereich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Nach einem Jahr ist es nun Zeit für ein Zwischenfazit zur Umsetzung in der Praxis.

Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht bereits jetzt für jedes inländische Unternehmen. Dafür genügt im Prinzip ein E-Mail-Postfach. Hinsichtlich der Pflicht, selbst auch E-Rechnungen ausstellen zu müssen, läuft die erste Übergangsphase noch bis 31.12.2026. Bis dahin ist der Versand von Papierrechnungen oder von Rechnungen in anderen Formaten noch möglich, sofern der Empfänger (konkludent) zustimmt. Ab dem 01.01.2027 müssen nur Unternehmen mit einem Jahresumsatz in 2026 von mehr als 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen versenden. Für alle anderen Unternehmer gilt die vollständige Pflicht zur Erteilung von ERechnungen erst ab 01.01.2028. Bis dahin sollten alle technischen Schwierigkeiten gelöst sein. Die Übersendung von Papier- oder PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten ist dann nicht mehr zulässig. Lediglich Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro), Rechnungen von Kleinunternehmern oder Rechnungen an private Endkunden (B2C) müssen nicht in einem E-Rechnungsformat erstellt und versendet werden.

Obwohl es EU-weit Normen gibt (EN 16931), berichten Unternehmen, dass unklare Anforderungen und Validierungsregeln bestehen. Bemängelt wird auch, dass unterschiedliche Standards zwischen E-Rechnungspflicht nach Umsatzsteuerrecht und anderen Vorschriften bestehen, was zu Unsicherheiten führt. Da die Umstellung oft Investitionen in Software, Schulung oder externe Beratung verursacht, erscheint der Aufwand gerade bei kleineren Firmen, die nur wenige Rechnungen erstellen, unverhältnismäßig hoch.

Zusammengefasst ist zu sagen, dass die Vorteile der verpflichtenden E-Rechnung eindeutig auf der Hand liegen, weil sie sowohl in den Unternehmen als auch in der Finanzverwaltung den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und damit zum Bürokratieabbau beiträgt. Sobald eine Lösung eingerichtet ist, sinkt der Aufwand massiv. Positiv ist zu berichten, dass es lediglich technische Hürden gibt bzw. nur eine mangelnde Systemintegrationen noch Schwierigkeiten bereitet.

Hinweis: Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation (GoBD) an die ERechnungspflicht anpassen und sicherstellen, dass strukturierte Datensätze revisionssicher archiviert werden.

Der Steuerberater des Klägers hatte dem Finanzamt (unter Angabe der persönlichen Steuernummern des Klägers) auf elektronischem Wege eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nach amtlich vorgeschriebenem Muster übermittelt. Die Vollmacht lautete auf eine Vertretung in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten und erstreckte sich auch auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten. Einschränkungen in Bezug auf bestimmte steuerliche Angelegenheiten oder Zeiträume bestanden nicht. Das Finanzamt nahm den Kläger wegen Steuerschulden einer GmbH, deren Geschäftsführer der Kläger war, in Haftung und übersandte den entsprechenden Haftungsbescheid (unter Vergabe einer neuen Steuernummer) mit Zustellungsurkunde an die private Wohnadresse des Klägers. Über einen Monat nach Zustellung des Haftungsbescheides legte der Kläger, vertreten durch einen Bevollmächtigten, Einspruch ein. Hinsichtlich der Fristversäumnis vertrat der Kläger die Ansicht, der Haftungsbescheid hätte wegen der eingereichten Empfangsvollmacht an seinen Steuerberater übersandt werden müssen. Das Finanzamt teilte diese Ansicht nicht und verwarf den Einspruch wegen Verfristung als unzulässig.

Das Finanzgericht Münster hob die angefochtene Einspruchsentscheidung auf (Az. 13 K 1936/24). Die Bekanntgabe des Haftungsbescheides hätte gegenüber dem Steuerberater erfolgen müssen. Denn ein Verwaltungsakt soll dem Bevollmächtigten bekanntgegeben werden, wenn der Finanzbehörde eine schriftliche oder eine nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht vorliege. Im Regelfall bedeute das „Soll“ ein „Muss“. Allein aus der Eintragung einer bestimmten Steuernummer könne nicht ohne Weiteres geschlossen werden, dass sich die Vollmacht nur auf solche Steuerangelegenheiten beziehen solle, die unter jener Steuernummer bearbeitet würden. Entsprechend hätte das Finanzamt die Empfangsvollmacht auch für das Haftungsverfahren des Klägers beachten müssen, denn die Empfangsvollmacht sei ohne Einschränkungen erteilt worden und habe für sämtliche – auch sonstige – Verwaltungsakte gelten sollen, die den Kläger betreffen. Für die Berücksichtigung der Empfangsvollmacht sei unerheblich, ob das Finanzamt organisatorisch und technisch in der Lage sei, bestehende und bekannte Vollmachten stets bei neu vergebenen Steuernummern zu erfassen. Mangels wirksamer Bekanntgabe sei die Einspruchsfrist nicht in Gang gesetzt worden, weshalb das Finanzamt den Einspruch zu Unrecht als unzulässig verworfen habe.

Geldleistung oder Sachbezug – der entscheidende Unterschied

Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:

• zweckgebundene Geldzahlungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
• sog. Geldgutscheine.

Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.

Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern. Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können.

b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen).

Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.

Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:

• Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
• ob Barauszahlung möglich war,
• ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.

Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis:

• Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
• Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
• Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
• Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.

Ein gemeinnütziger Verein, der seinem Sponsor in einem Sponsoringvertrag das Recht einräumt, die Sponsoringmaßnahme im Rahmen von dessen Werbung zu vermarkten und auf dessen Produkten auf die Förderung des Vereins hinzuweisen, erbringt eine Gegenleistung für die empfangenen Sponsorengelder. Damit liegen (unbeschränkt) abzugsfähige Betriebsausgaben und keine Spenden vor. So entschied das Finanzgericht Hamburg (Az. 2 K 67/23).

Der gemeinnützige Verein hatte mit einer GmbH einen Sponsoringvertrag abgeschlossen. Die GmbH verpflichtete sich, den Verein finanziell zu unterstützen, z. B. durch Beiträge pro verkauftem Produkt. Im Gegenzug durfte die GmbH den Vereinsnamen und dessen Logos für Werbung nutzen. Das Finanzamt sah die Zahlungen als Spenden an, die steuerlich nicht komplett absetzbar sind, und sprach von einer verdeckten Gewinnausschüttung (vGA).

Das Finanzgericht Hamburg entschied jedoch zugunsten der GmbH. Es stellte fest, dass die Zahlungen keine Spenden, sondern abzugsfähige Betriebsausgaben seien. Die GmbH habe durch das Sponsoring wirtschaftliche Vorteile erzielt, etwa durch Werbung und die Förderung ihrer Marke. Der Verein habe eine Gegenleistung erbracht, indem er die Nutzung seiner Symbole und die öffentliche Darstellung der Unterstützung erlaubte. Auch der Vorsteuerabzug wurde anerkannt, da der Verein eine Leistung erbracht habe. Eine verdeckte Gewinnausschüttung liege hier nicht vor, da der Vertrag und dessen Umsetzung fair und nachvollziehbar waren.

Mit dieser Frage hatten sich ein Finanzamt, das Hessische Finanzgericht und schließlich der Bundesfinanzhof (Az. X B 73/23) nach dem Tode eines Handwerkers zu befassen, weil die beiden Erben die an sie gerichtete Anordnung zur Durchführung einer Außenprüfung unter Hinweis auf § 193 der Abgabenordnung nicht akzeptieren wollten. Die Erben hatten den Betrieb nicht weitergeführt, sondern nur abgewickelt.

Gegen die Prüfungsanordnung vom Januar 2019 für die Jahre 2014 bis 2016 gingen sie mit dem Einspruch, einer Klage beim Finanzgericht und schließlich der Nichtzulassungsbeschwerde vor dem Bundesfinanzhof vor. Alle Rechtsmittel wurden vom Finanzamt bzw. den Gerichten abgelehnt. Die Brüder führten zur Begründung ihrer Rechtsmittel an, dass sie nach dem Tode des Vaters für die drei vorgesehenen Prüfungsjahre ein Chaos an Unterlagen und Aktenordnern vorgefunden hätten. Für die geplante Prüfung hätten sie sich umfangreich und in die Materie einarbeiten müssen und dann den bisherigen Steuerberater ihres Vaters mit der Sichtung der Buchungsunterlagen und der Erstellung der Steuererklärungen für das letzte Prüfungsjahr beauftragen müssen. Sie seien auch mit dem Betrieb des Vaters nicht vertraut gewesen und könnten keine Auskünfte über die verbuchten oder evtl. nicht verbuchten Beträge erteilen. Im Übrigen vertraten sie die Auffassung, dass eine zweite Außenprüfung nach der bereits kurz vorher erfolgten Prüfung für einen Mittelbetrieb unzulässig sei und gegen das Willkür- und Schikaneverbot verstoße. Schließlich sei auch zu berücksichtigen, dass bei der eventuellen Feststellung und Festsetzung von größeren Steuernachzahlungen sie für den Nachlass die Insolvenz hätten anmelden müssen.

Die vorgetragenen Argumente drangen aber beim Finanzamt und den Finanzgerichten nicht durch. Nach dem Gesetz ist die Anordnung einer Außenprüfung nur daran gebunden, dass ein Steuerpflichtiger Einkünfte aus Gewerbebetrieb hatte. Das Auswahlermessen für die zu prüfenden Betriebe liegt beim Finanzamt. Nach dem Tode eines Betriebsinhabers gehen nicht nur Forderungen und Verbindlichkeiten auf den/die Erben über, sondern auch alle Pflichten für steuerlich relevante Umstände, die beim Erblasser eingetreten waren. Dazu gehört auch die Verpflichtung zur Duldung einer Außenprüfung.