Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren zum 01.01.2026: Digitale Nachweise
Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben III C 3 – S 7359/00081/001/030 vom 02.06.2026 festgelegt, dass im Vorsteuer-Vergütungsverfahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer ab dem 01.01.2026 digitale Nachweise verpflichtend sind. Die Änderungen dienen dazu, das bisherige Verfahren zu digitalisieren (Wechsel vom Papier- zum Digitalnachweis) sowie die Regelungen für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer stärker an jene für EU-ansässige Unternehmer (§ 61 UStDV) anzugleichen.
D. h., Rechnungen und Einfuhrbelege sind elektronisch einzureichen. Die Übermittlung erfolgt regelmäßig über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). In Ausnahmefällen ist während einer Übergangsphase auch die Bereitstellung der Unterlagen auf einem Speichermedium (z. B. USB-Stick) zulässig. Zusätzlich ist dem Antrag eine detaillierte Einzelaufstellung der geltend gemachten Vorsteuerbeträge beizufügen (Abschn. 18.14 Abs. 3 Satz 2 UStAE n. F.).
Die Vorsteuerbeträge sind durch Hochladen der Rechnungen und Einfuhrbelege
- im Online-Portal des BZSt oder
- in Ausnahmefällen durch Vorlage auf einem Speichermedium
nachzuweisen, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung oder des Einfuhrbeleges 250 Euro übersteigt (§ 61a Abs. 2 Satz 4 UStDV).
D. h., für Rechnungen und Einfuhrbelege mit einem Gesamtbetrag von bis einschließlich 250 Euro entfällt die Nachweispflicht im Regelfall. Das BZSt kann jedoch vom Unternehmer verlangen, dass die Vorsteuerbeträge durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachgewiesen werden. Werden im Ausnahmefall Originalpapierbelege an das BZSt gesendet, so werden diese durch Stempelaufdruck oder in anderer Weise entwertet.
Der Nachweis der Unternehmereigenschaft nach § 61a Abs. 4 UStDV (Muster USt 1 TN) kann dem BZSt zusammen mit dem Antrag auf Vorsteuervergütung übermittelt werden. Dabei ist das im Zeitpunkt der Ausstellung gültige Muster zu verwenden. Im Einzelfall kann das BZSt die Vorlage im Original verlangen.
Hinweis: Die Grundsätze des BMF-Schreibens sind auf Anträge auf Vorsteuer-Vergütung, die nach dem 31.12.2025 gestellt werden, anzuwenden.
