Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen

Geldleistung oder Sachbezug – der entscheidende Unterschied

Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:

  • zweckgebundene Geldzahlungen,
  • nachträgliche Kostenerstattungen,
  • geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
  • sog. Geldgutscheine.

Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.

Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern. Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können.

b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen).

Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.

Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:

  • Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
  • ob Barauszahlung möglich war,
  • ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.

Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis:

  • Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
  • Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
  • Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
  • Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.